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Nov
25

Cuentas de Correo: Baúl de los recuerdos o rincón del olvido?

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Ya por costumbre en la era digital, es sumamente popular escuchar frases como: “Dame tu e-mail”, “te lo envío a tu e-mail”, “pásamelo por e-mail” y muchas otras.

El correo electrónico se ha convertido en una de las herramienta más importantes de nuestra vida diaria. Ha tal punto que no hemos comenzado bien el día, si no hemos revisado el e-mail.

En ese buzón tenemos todos, parte de nuestra vida. Allí nos llegan las fotos familiares, la información laboral, los comunicados e informes de nuestras entidades financieras, los mensajes de nuestras amistades, la información de nuestros estudios y en general todo lo que nuestros relacionados desean comunicarnos; llega allí.

Lamentablemente, los tradicionales servicios de correo electrónico gratuito (Hotmail, Gmail, etc); nos han acostumbrado a que lo que llega, ahí se queda. Para que borremos un correo, debe ser un correo Spam o de algún remitente desconocido. Pero tradicionalmente se queda allí y pasa a formar parte de los miles de correos que almacenamos y que a los pocos días olvidamos que están allí.

Cuantas veces no hemos marcado un correo como “Leído” sin ni siquiera abrirlo? Cuantas veces no dejamos en nuestras carpetas de correo, mensajes que ya conocemos su contenido? Cuantas veces no hemos pensado “Es hora de depurar el buzón”? pero todo queda allí, en la intención!

En las cuentas de hospedaje Web que son pagadas, es decir; Aquellas cuentas que contratamos para hospedar nuestro Sitio Web, contamos con el servicio de buzones de correo electrónico. Pero en su mayoría, los usuarios le dan un uso no recomendado a estos buzones. Debemos recordar que hemos contratado un plan con un espacio definido, por lo que todos esos correos que almacenamos y olvidamos, ocupan parte de ese espacio necesario para el buen funcionamiento de nuestro sitio Web.

Una práctica muy común y poco recomendada es el utilizar las cuentas de correo del Sitio Web para registrarse y recibir todo tipo de información no relacionada con el objetivo de la Página Web. Las personas olvidan que el espacio que ocuparán sus correos esta directamente relacionado con el espacio necesario por el Sitio para sus operaciones y sin tomar las precauciones del caso, comienzan a recibir todo tipo de información en sus buzones.

Hemos encontrado casos donde cuentas de correos con 2.5 Gb de espacio utilizado y en donde solamente el 18% de esta información, estaba relacionada con el Sitio Web o la empresa.

Es sumamente recomendable que se diferencie el tipo de informaciones a recibir. La información laboral o del sitio Web debe llegar al correo suministrado por la cuenta de Hosting y la información personal, deberá desviarse a un correo personal.

Otra práctica muy útil, es crear carpetas especiales dentro de nuestro computador para descargar y almacenas los adjuntos de los correos. Esas imágenes o documentos digitalizados que normalmente nos envían y que ocupan grandes cantidades de espacio, podemos descargarlas y almacenarlas en nuestro computador, para luego borrar el correo que las contiene. De esta manera estaremos liberando un espacio que ocupamos innecesariamente.

Otra alternativa es utilizar un gestor de correos en nuestro computador, programas como LiveMail, Mozilla Thunderbird y otros le permitirán manejar su cuenta de correo desde su computador, descargando toda la información que recibe en su buzón, manteniéndolo de esta forma libre en su totalidad.

Muchas personas requieren tener información disponible en la red, debido a esto acostumbran a dejar los correos recibidos en sus buzones, para ser utilizados desde cualquier parte en el momento en que lo requieran. Para este tipo de personas es más recomendable utilizar algún servicio de almacenamiento en la nube, a donde se puedan transferir todos esos archivos que usted considere que pueda llegar a necesitar.

Existen otra serie de acciones o medidas que pueden serle de gran utilidad para mantener un servicio óptimo en su buzón de correos:

  • Utilice los Servicios Anti-Spam de su Servidor Web
  • No utilice la cuenta de correo de su Página para registrarse en sitios de ofertas, foros, etc.
  • Utilice una cuenta personal para reenviar la información que llega a su buzón corporativo y luego elimine el correo del Servidor.
  • Sí continua suscrito a listas de correo que ya no son de su interés, dese de baja.
  • Pídale a sus amigos y conocidos que no le envíen información personal a su cuenta corporativa, que utilicen su correo personal.
  • En caso de recibir continuamente información no solicitada, pídale a su administrador de red que bloquee al remitente.
  • Recuerde eliminar los correos que ya ha leído y que considere que no tienen una importancia relevante.
  • Almacene los archivos adjuntos en su computador o en algún servicio de almacenamiento en la nube y elimine el correo de su buzón.

las prácticas mencionadas en este tema, son en realidad muy sencillas de implementar y serán de gran ayuda para el desempeño de su Sitio Web. Debemos crear hábitos para evitar convertir nuestro buzón de correo electrónico en un baúl de recuerdos y mucho menos en un rincón del olvido.

 

 

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