Cómo trabajar con Google Sheets

Google Sheets es una excelente herramienta para rastrear, analizar y organizar datos para su empresa o negocio.

Aunque la aplicación es fácil de usar, puede ser un poco complicado si eres nuevo en la organización de datos en una hoja de cálculo digital. ¡Pero no te preocupes! Sigue leyendo para obtener una introducción simple a la clasificación en Hojas de cálculo de Google.

Primero, ten en cuenta que hay muchas formas de ordenar los datos en Hojas de cálculo de Google. Algunas de las funciones más comunes que los especialistas en marketing utilizan cuando trabajan con Hojas de cálculo de Google son:

• Tablas dinámicas: útiles para recopilar datos de una gran base de datos
• Análisis What-If: Te permite experimentar con diferentes escenarios de valores y fórmulas para comprender los posibles resultados
• Gráficos: una forma sencilla de visualizar datos en forma de gráfico, cuadro o tabla

Si bien estas funciones también se encuentran en Microsoft Excel, las Hojas de cálculo de Google pueden ser tu mejor opción. A diferencia de Excel, Google Sheets no requiere una suscripción paga.

La herramienta es gratuita para cualquier persona que tenga una cuenta de Google o una cuenta de Google Workspace. Muchos usuarios también consideran que Sheets es una herramienta más óptima para proyectos colaborativos en comparación con Excel.

Entonces, ¿Empezamos a ordenar en Hojas de cálculo de Google?

Este último es especialmente útil si tu hoja de cálculo contiene varias hojas de cálculo y deseas organizar una hoja de cálculo sin molestar a las demás.

Por ejemplo, la siguiente tabla está ordenada por hoja. Los títulos de los libros (columna A) están ordenados alfabéticamente.

En el segundo ejemplo, los títulos se ordenan en orden alfabético inverso. En ambos casos, el autor, la fecha de publicación y el género de cada libro quedan con el título correspondiente.

El siguiente ejemplo contiene dos gráficos separados en una hoja. Ten en cuenta que el gráfico está organizado alfabéticamente con títulos de libros, autores, fecha de publicación, etc., pero el registro de libros a continuación no lo está.

Esto se debe a que el gráfico de los títulos de los libros se ha ordenado por área para no perturbar el registro del libro subyacente.

Cómo ordenar columnas y filas en las Hojas de cálculo de Google

Saber cómo se ordenan las filas y columnas en Hojas de cálculo de Google es clave para organizar sus datos. Aquí hay una guía paso a paso:

Orden alfabético o numérico

Paso 1: Abre una tabla en Hojas de cálculo de Google y resalta el grupo de celdas que deseas ordenar. En este ejemplo, usaremos el gráfico Título del libro.

Si tu hoja tiene un encabezado (como el encabezado verde en el ejemplo), debes congelar esa fila para que permanezca en su lugar al ordenar.

Para hacer esto, selecciona la fila del encabezado, haz clic en la pestaña Ver, haz clic en Inmovilizar y luego haz clic en 1 fila. Si no tiene un encabezado, puedes continuar con el siguiente paso.

Paso 2: Haz clic en la pestaña «Datos», luego haz clic en «Rango de clasificación» y luego haz clic en «Opciones de clasificación de rango avanzado».

Paso 3: si tus columnas tienen títulos, haz clic en «Los datos tienen encabezados».

Paso 4: Primero selecciona la columna que deseas ordenar y luego selecciona el orden de clasificación. AZ y ZA ordenan tus datos en orden alfabético y alfabético inverso, respectivamente.

Al trabajar con números, AZ organiza las fechas en orden ascendente y ZA las organiza en orden descendente.

Paso 5: para agregar otra regla de clasificación, haz clic en Agregar otra columna de clasificación. Luego haz clic en el botón verde «Ordenar».

Paso 6: para ordenar una hoja completa, haz clic con el botón derecho en la letra de la columna por la que deseas ordenar y luego haz clic en Ordenar AZ o ZA.

Cómo filtrar tus datos

Filtrar tus datos es especialmente útil cuando deseas refinar información específica de un gran conjunto de datos. También es excelente si solo deseas que aparezca información específica cuando las personas abran tu hoja de cálculo por primera vez.

Paso 1: selecciona el rango de celdas que deseas filtrar.

Paso 2: Haz clic en la pestaña «Datos» y luego haz clic en «Crear filtro».

Después de hacer clic en «Crear filtro», tu gráfico debería verse como el ejemplo a continuación. Observa los iconos de filtro junto al nombre de cada encabezado de columna y el nuevo borde alrededor del gráfico.

Paso 3: Supongamos que solo queremos ver títulos de libros que sean ficción histórica. Para ello, hacemos clic en el icono de filtro junto a «Género» y luego en «Filtrar por valores».

Paso 4: Luego desmarcaríamos todo excepto “Ficción histórica” y haríamos clic en “Aceptar”.

Para ello, haz clic en «Eliminar» y entra en «Ficción histórica». El último método es excelente si el valor por el que deseas ordenar no aparece en la lista y deseas agregar tu propio valor.

Cualquiera que sea el método que elijas, el resultado final debería verse así:

Cómo ordenar tus datos por color

Digamos que los títulos de los libros están codificados por colores según el género, siendo la ficción histórica naranja, la ciencia ficción azul y la mayoría de edad púrpura.

Para ordenar estos títulos codificados por colores para que los libros sobre la mayoría de edad estén en la parte superior, haz lo siguiente:

Paso 1: Selecciona el rango de celdas.

Paso 2: Haz clic en la pestaña «Datos» y luego haz clic en «Crear filtro».

Paso 3: Haz clic en el ícono de filtro en la columna de género y luego ordena por color, color de relleno y luego púrpura.

Después de eso, todos los títulos de mayoría de edad aparecen en la parte superior del gráfico.

Si deseas deshabilitar el filtro, simplemente haz clic en «Datos» y luego en «Eliminar filtro».

Recuerda que tu filtro es visible para cualquiera que tenga acceso a la hoja de cálculo. Si alguien tiene permiso para editar su hoja de cálculo, esa persona también puede cambiar el filtro.

Así es como puedes ordenar y filtrar tus datos en Hojas de cálculo de Google. Ahora puede organizar tus datos digitalmente en una sola aplicación.

Recuerde, Google Sheets está disponible de forma gratuita para cualquier persona con una cuenta de Google o una cuenta de Google Workspace. También es ideal para proyectos colaborativos gracias a las funciones de edición y uso compartido de Google.